Vergi incelemesi gündeme geldiğinde şirketlerde ilk hareket genellikle belge aramak oluyor. Geçmiş dönem faturaları, banka dekontları, sözleşmeler, bir çalışanın bilgisayarında kalan dosyalar… Sonrasında muhasebeye dönülüp “Bunlar sizde yok mu?” diye soruluyor.

Bir kısmı muhasebede olabilir. Ancak işlemin nasıl gerçekleştiğini, alınan hizmetin ne olduğunu ve ödemenin hangi gerekçeyle yapıldığını en iyi bilen kişi, çoğu zaman işlemi yapan kişidir. Muhasebe kaydını oluşturmakla, o kaydın arkasındaki ticari süreci açıklayabilmek farklı sorumluluklar taşıyor. Sağlıklı bir belge düzeni de tam burada başlıyor. Şirketinizde yapılan önemli bir işlemi, birkaç yıl sonra belgeleriyle birlikte açıklayabilecek durumda mısınız? Dijital denetim dosyası kurarken cevaplamamız gereken temel soru bu.

Fatura var, peki işlemin diğer belgeleri nerede?

Şirketinize yüksek tutarlı bir danışmanlık faturası geldiğini düşünelim. Fatura kayıtlara alındı, ödeme bankadan yapıldı. Buraya kadar süreç tamamlanmış görünebilir. Peki hangi konuda danışmanlık alındı? Hizmetin kapsamı nasıl belirlendi? Hazırlanan rapor, yapılan çalışma veya teslim edilen çıktı nerede? Bu hizmetin şirket faaliyetleriyle bağlantısı ne? Bu soruların cevapları farklı kişilerin e-postalarında, WhatsApp yazışmalarında veya bilgisayarlarında kalmış olabilir. İlgili çalışan şirketten ayrıldığında ise bilgiye ulaşmak daha da zorlaşır.

Fatura, sözleşme, hizmetin gerçekleştiğini gösteren belgeler ve ödeme kaydı birlikte tutulduğunda işlemi açıklamak çok daha kolay olur. Özellikle yüksek tutarlı ve alışılmış işleyişin dışında kalan işlemlerde bu bütünlüğü sağlamak gerekir.

Dijital denetim dosyası ne işe yarar?

Dijital denetim dosyası, şirketin önemli mali ve ticari işlemlerine ait belgeleri düzenli şekilde bir araya getiren çalışma arşividir. Bunu kurmak için ilk aşamada büyük bir yazılım yatırımı yapmanız gerekmeyebilir. Şirketin büyüklüğüne uygun, erişim yetkileri belirlenmiş ve düzenli yedeklenen bir dosya yapısıyla başlayabilirsiniz. Önemli olan, aynı işleme ait belgelerin birbirini takip edebilmesidir. Bir faturaya baktığınızda sözleşmesine, teslim belgesine, ödeme kaydına ve varsa işlemle ilgili açıklamaya ulaşabilmelisiniz. Bu dosya, yasal defter ve belge saklama yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Muhasebe kayıtlarının dayanaklarına daha kolay ulaşmanızı ve işlemlerin nasıl değerlendirildiğini göstermenizi sağlar.

Yıl sonunda toparlarız düşüncesi işleri zorlaştırıyor

Aylar önce yapılan bir ödemenin nedenini hatırlamaya çalışmak, eksik sözleşmenin peşine düşmek veya eski yazışmaları bulmak ciddi zaman alabiliyor. Üstelik işlem sırasında kolayca tamamlanabilecek bir eksiklik, aradan zaman geçince çözülemeyebilir. Hizmeti alan kişi ayrılmıştır, tedarikçi değişmiştir, dosya silinmiştir veya herkes konuyu farklı hatırlıyordur. Bu nedenle belge düzenini aylık kontrollerle yürütmek daha sağlıklıdır. İşlem henüz tazeyken eksik belgeyi bulmak, açıklamayı almak ve farkları düzeltmek daha kolay olur. Şirketin işlem hacmine göre üç aylık daha kapsamlı kontroller de yapılabilir. Burada esas olan, belge takibini günlük işleyişin bir parçası haline getirmektir.

Dosyada hangi belgeler bulunmalı?

Her işletmenin aynı ayrıntıda bir arşive ihtiyacı olmayabilir. Ancak aşağıdaki başlıklar çoğu KOBİ için iyi bir başlangıç oluşturur.

Beyannameler ve muhasebe kontrolleri

Beyannameler, tahakkuklar ve ödeme kayıtları dönemlerine göre saklanmalıdır. Beyan edilen tutarlarla muhasebe kayıtlarının uyumu da kontrol edilmelidir. Düzeltme beyannamesi verilmişse neden düzeltme yapıldığına ilişkin kısa bir açıklama dosyada bulunmalıdır. Birkaç yıl sonra aynı konuya dönüldüğünde yalnızca değişen rakamı görmek, işlemi anlamaya yetmeyebilir.

Faturalar ve işlemin ticari dayanakları

E-fatura ve e-arşiv faturalar, ilgili sistemlerin saklama ve ibraz gereklerine uygun şekilde korunmalıdır. İşlemin niteliğine göre teklif, sipariş, sözleşme, irsaliye, teslim tutanağı ve hizmet raporu da ilgili dosyaya eklenmelidir. Dosya adlarında tarih, firma adı ve belge numarası gibi ortak bilgiler kullanmak, aranan belgeye ulaşmayı kolaylaştırır. “Son hali”, “yeni dosya” veya “fatura güncel” gibi isimler bir süre sonra kimseye yardımcı olmuyor.

Banka, kasa ve avans kayıtları

Banka hareketleriyle muhasebe kayıtları düzenli karşılaştırılmalıdır. Açıklaması bulunmayan transferler, ortakların veya çalışanların hesaplarından yapılan ödemeler ve uzun süre kapanmayan avanslar ayrıca takip edilmelidir. Örneğin çalışana verilen avansın harcama belgeleri, masraf formu ve varsa iade edilen tutarı aynı dosyada görülebilmelidir. Kasa hesabında görünen bakiyenin fiili durumla uyumu da kontrol edilmelidir. Kayıtlarda duran tutarın şirketin gerçek işleyişi içinde açıklanabiliyor olması gerekir.

Sözleşmeler ve ilişkili taraf işlemleri

Önemli sözleşmelerin imzalı ve güncel sürümleri saklanmalıdır. Sözleşmedeki bedel ve ödeme planı ile faturaların ve gerçekleşen ödemelerin uyumu incelenmelidir. Ortaklar veya bağlantılı şirketlerle yapılan işlemlerde bedelin nasıl belirlendiğini gösteren çalışmalar da önem taşır. İşlemin niteliğine göre fiyat teklifleri, emsal araştırmaları, hesaplamalar ve yönetim kararları dosyaya eklenebilir.

Personel, ücret ve masraf belgeleri

İş sözleşmeleri, ücret değişiklikleri, prim kararları, bordrolar ve banka ödemeleri birlikte izlenmelidir. Çalışan masraflarında da harcamanın hangi iş için yapıldığı açıklanabilmelidir. Seyahat, konaklama veya temsil giderinin yalnızca tutarını bilmek, şirketle bağlantısını anlamaya yetmeyebilir. Yan haklar ve çalışan adına yapılan farklı ödemeler ise uygulamaya geçilmeden önce vergi ve sosyal güvenlik yönünden değerlendirilmelidir.

Sabit kıymetler ve stoklar

Araç, makine, bilgisayar ve yazılım gibi varlıkların alış belgeleri ile ilgili muhasebe kayıtları eşleştirilmelidir. Kullanıma alınma, satış veya hurdaya ayrılma süreçleri de belgelenmelidir. Stoklu çalışan işletmelerde sayım sonuçları, fireler, iadeler ve sayım farklarının nedenleri kayıt altına alınmalıdır. Önemli farkların her dönem bir sonraki döneme bırakılması, zaman içinde açıklanması güç bir tablo oluşturabilir.

Özellikli işlemlere kısa bir açıklama ekleyin

Her faturanın yanına uzun bir rapor hazırlamaya gerek yok. Ancak yüksek tutarlı, ilişkili taraf içeren veya farklı vergisel değerlendirmelere açık işlemlerde kısa bir not oldukça faydalıdır.

Bu notta şu bilgiler bulunabilir:

• İşlemin ticari amacı.

• Karşı tarafın seçilme gerekçesi.

• Bedelin nasıl belirlendiği.

• Malın veya hizmetin teslimini gösteren belgeler.

• Muhasebe ve vergi uygulamasının dayanağı.

• Varsa işlemi onaylayan kişi veya yönetim kararı.

İşlem sırasında yazılacak birkaç paragraf, yıllar sonra aynı süreci yeniden araştırmak zorunda kalmanızı önleyebilir. Elbette açıklama notunun da işlemi gösteren belgelerle desteklenmesi gerekir.

Sorumluluğu şirket içinde paylaştırın

Satın alma birimi sözleşmeyi, satış birimi teslim bilgisini, insan kaynakları ücret değişikliğini, finans birimi ödeme belgesini muhasebeye zamanında ulaştırmalıdır. Mali müşavirinizin sağlıklı değerlendirme yapabilmesi için işlemin bilgisine ve belgelerine erişebilmesi gerekir. Şirket içinde paylaşılmayan bir bilgi, muhasebe kaydında kendiliğinden ortaya çıkmaz. Bu nedenle başlangıçta üç konuyu netleştirin: Belgeyi kim hazırlayacak, kim kontrol edecek ve hangi tarihe kadar dosyaya ekleyecek?

Eksik belgeler için ortak bir takip listesi oluşturun. Erişim yetkilerini belirleyin, eski sözleşme sürümlerini koruyun ve yedeklerin gerektiğinde açılabildiğini kontrol edin. Özellikle personel bilgileri ve ticari sır içeren dosyalarda paylaşım düzenine dikkat edin.

Hazırlığa önemli işlemlerden başlayın

Bütün geçmiş yılları bir anda kusursuz hale getirmeye çalışmak, işe başlamayı zorlaştırabilir. Önce yüksek tutarlı işlemleri, ortaklarla yapılan para hareketlerini, açık avansları ve önemli sözleşmeleri ele alın. Ardından aynı düzeni aylık işleyişe yerleştirin. Şirketinizin faaliyet alanına ve ihtiyaçlarına göre dosyanın kapsamını mali müşavirinizle birlikte belirleyin. Düzenli bir dijital denetim dosyası, olası bir incelemede belgelere ulaşmanızı kolaylaştırır. Günlük işleyişte de eksiklerin görülmesini, hesapların kontrol edilmesini ve yönetimin daha sağlıklı bilgi almasını sağlar.

Bugün yaptığınız işlemi, yarın aynı açıklıkla anlatabiliyorsanız belge düzeniniz amacına hizmet ediyor demektir. Her zaman bir dosya düzeniniz olmalı ve klasörleriniz/belgeleriniz aynı sıralamayla olmalı, bir kontrol listeniz her zaman olmalı ve o klasörün/belgelerin en başına tutturulmalıdır.