Şirket kartıyla ödeme yapılmış, para şirket hesabından çıkmış, ekstrede de görünüyor. Dolayısıyla gider yazabiliriz, değil mi?

Uygulamada en çok karıştırılan konulardan biri bu. Oysa şirketten para çıkması ile o tutarın vergi hesabında gider olarak kabul edilmesi aynı şey değil. Arada harcamanın amacı, belgesi, kimin için yapıldığı ve hangi döneme ait olduğu gibi değerlendirilmesi gereken başlıklar var.

Bir işletmede bu ayrım kurulmadığında ay sonunda muhasebeye bir kart ekstresi gönderiliyor ve bütün işlemlerin giderleştirilmesi bekleniyor. Faturası olmayan ödemeler, açıklaması bulunmayan restoran harcamaları, çalışan avansları ve ortakların kişisel alışverişleri aynı dosyada toplanıyor.

Benim bu konudaki yaklaşımım şu: Muhasebe, şirketten çıkan paranın ne için harcandığını tahmin etmek zorunda kalmamalı. Harcama yapılırken kurulacak basit bir düzen, sonradan uğraşılacak pek çok sorunu baştan önler.

Önce ödemeyi, belgeyi ve gideri birbirinden ayıralım

Banka dekontu veya kredi kartı ekstresi esas olarak ödeme hareketini gösterir. Fatura ve işlemin niteliğine uygun diğer belgeler ise satın alınan malı veya hizmeti ortaya koyar. Harcamanın vergi matrahından indirilip indirilemeyeceği bunların yanında ticari faaliyetle ilişkisine ve varsa özel sınırlamalara bağlıdır.

Dolayısıyla üç ayrı değerlendirme yapıyoruz:

• Para gerçekten ödenmiş mi?

• İşlem uygun belgeyle açıklanabiliyor mu?

• Bu harcama şirketin vergi hesabında dikkate alınabilir mi?

Şirket adına alınan bir bilgisayarın faturası olabilir ve bedeli şirket kartından ödenmiş olabilir. Ancak bu, bilgisayar bedelinin her durumda o ayın giderine yazılacağı anlamına gelmez. İşlemin niteliğine göre demirbaş kaydı ve amortisman değerlendirmesi gerekebilir. Yıllık yazılım aboneliğinde de ödemenin yapıldığı ay ile hizmetin ilgili olduğu dönem aynı olmayabilir.

Her ödeme gider değildir; gider niteliğindeki her tutar da vergi bakımından aynı sonucu doğurmaz.

Şirket Harcamalarında Vergi Açısından Kabul Edilen Giderler

Peki şirketin yaptığı hangi harcamalar vergi hesabında gider olarak kabul ediliyor? Bu sorunun cevabını yalnızca faturanın varlığına bakarak veremeyiz. Önce harcamanın hangi yasal düzenleme kapsamında indirilebildiğini belirlememiz gerekir.

5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 6’ncı maddesine göre kurumlar vergisi, safi kurum kazancı üzerinden hesaplanır. Aynı madde, bu kazancın tespitinde Gelir Vergisi Kanunu’nun ticari kazanca ilişkin hükümlerinin uygulanacağını belirtir. Bu nedenle şirket giderleri değerlendirilirken KVK’nın 8’inci maddesi ile GVK’nın 40’ıncı maddesi birlikte dikkate alınır.

GVK’nın 40’ıncı maddesinde yer alan temel düzenlemelerden biri, ticari kazancın elde edilmesi ve devam ettirilmesi için yapılan genel giderlerin indirilmesidir. İşle ilgili kira, elektrik, iletişim, muhasebe, danışmanlık ve benzeri işletme harcamaları, şartları sağlandığında bu kapsamda değerlendirilebilir. Burada belirleyici olan, harcama ile şirketin ticari faaliyeti arasında açıklanabilir bir bağ bulunmasıdır.

Aynı maddede işle ilgili seyahat ve konaklama giderleri, işte kullanılan taşıtların giderleri ve mevzuata uygun ayrılan amortismanlar gibi başlıklar da düzenlenmiştir. Ancak bu giderlerin kendi şartları ve sınırlamaları vardır. Örneğin iş seyahatinin süresi ve kapsamı yapılan işle uyumlu olmalı; binek otomobil giderlerinde ilgili kısıtlamalar ayrıca uygulanmalıdır.

KVK’nın 8’inci maddesi ise kurumlar açısından ayrıca indirilebilecek giderleri düzenler. Kabul edilmeyen indirimler bakımından da KVK’nın 11’inci maddesi ve ilgili diğer sınırlamalar kontrol edilmelidir.

Dolayısıyla gider değerlendirmesinde şu soruları birlikte sormalıyız:

• Harcama şirketin faaliyetiyle ilgili mi?

• Uygun belgeyle destekleniyor mu?

• Doğru döneme ve doğru hesaba kaydediliyor mu?

• Mevzuatta bu harcama için bir yasak, sınır veya özel şart var mı?

Fatura, harcamanın belgesidir. Vergi açısından gider kabul edilmesinin dayanağı ise harcamanın niteliği ve ilgili kanun hükümleridir. Bu ayrım kurulmadan yalnızca “şirket adına fatura aldık” diyerek ilerlemek eksik kalır.

Kart slipi, yazar kasa fişi ve fatura aynı belge değil

Restoranda ödeme yaptıktan sonra verilen her kâğıdı “fiş” diye adlandırabiliyoruz. Fakat banka POS slipi ile mali satış belgesi farklıdır. Sadece kart tahsilatını gösteren slip, tek başına fatura yerine geçmez.

Burada bir ayrıntı da var: Yeni nesil ödeme kaydedici cihazlardan çıkan bazı belgeler, mali satış fişi ile banka slipini birlikte içerir. Dolayısıyla belgenin yalnızca görünüşüne değil, üzerindeki mali bilgilere bakmak gerekir.

“Şirket harcamasında mutlaka fatura gerekir, hiçbir fiş kabul edilmez” demek de doğru olmaz. İşyerinde kullanılmak ve tüketilmek üzere alınan kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi alımlarda, ilgili şartlar ve fatura düzenleme sınırı içinde perakende satış veya yazar kasa fişleri gider belgesi olarak kabul edilebilir. Ancak bu imkân her alışverişe genişletilemez. Satışa konu olacak mal ve hizmet alımlarında bedelden bağımsız olarak fatura aranır.

Örneğin ofiste kullanılacak temizlik malzemesi ile müşteriye satmak için alınan ürün aynı değerlendirmeye tabi değildir. En Pratik önerim, satın alma aşamasında şirketin unvanını, vergi numarasını ve adresini hazır bulundurmak; fatura gereken işlemlerde belgeyi baştan doğru düzenletmektir. Yanlış şirket adına alınan faturayı ay sonunda düzeltmeye çalışmak, satın alma sırasında iki dakika ayırmaktan daha fazla uğraştırır.

Şirket adına fatura alınması kişisel harcamayı ticari hale getirmez

Bir faturanın şirket adına düzenlenmiş olması önemli. Ancak tek başına yeterli değil. Ortağın ailesiyle yaptığı tatil, evine aldığı eşya veya işle bağlantısı bulunmayan kişisel alışveriş, şirket kartından ödendi diye ticari gider haline gelmez. Çalışanın kişisel harcamasını da aynı şekilde değerlendirmek gerekir. Burada önce ödemenin gerçek niteliği belirlenmeli. Kişiden geri alınacak bir tutar mı, şirketin o kişiye olan borcundan mahsup edilecek bir ödeme mi, yoksa personele sağlanan bir menfaat mi? Muhasebe ve vergi sonucu buna göre değişir. Personele sağlanan menfaatlerde ücret ve bordro boyutu ayrıca gündeme gelebilir.

Özellikle limited ve anonim şirketlerde şirketin parası ile ortağın parası ayrı izlenmelidir. Şirket kaynaklarının ortağa kullandırılması niteliğindeki işlemlerde, şartlarına göre emsallere uygun faiz, transfer fiyatlandırması ve finansman işlemine ilişkin vergiler ayrıca değerlendirilmelidir. “Şirket zaten benim” açıklaması, şirket hesabından yapılan her harcamayı şirket gideri yapmaz.

“Belgesi yok, KKEG yazar geçeriz” yaklaşımı neden eksik?

Kanunen kabul edilmeyen gider, yani KKEG, vergi matrahının hesabında indirimi kabul edilmeyen giderleri ifade eder. Ancak her belgesiz ödeme otomatik olarak bu başlık altında çözülemez. Önce gerçekten şirkete ait bir gider bulunup bulunmadığını anlamak gerekir. Çalışandan tahsil edilecek kişisel bir ödeme ile şirkete ait olduğu belirlenen fakat vergisel şartları taşımayan bir gider aynı şey değildir.

Ayrıca bir tutarın vergi hesabında indirilmemesi, belge alma ve düzenleme yükümlülüklerindeki eksikliği kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Yönetici onayı veya şirket içinde hazırlanan masraf formu da gerekli mali belgenin yerine geçmez. KDV tarafı da ayrı kontrol edilmelidir. Kişisel tüketim veya işle ilgisi bulunmayan harcamalarda, faturada KDV gösterilmiş olması indirim hakkı sağlamaz. KKEG’ye ilişkin KDV bakımından da kanundaki kural ve özel istisnalar dikkate alınmalıdır. Vergi Usul Kanunu’nun 228’inci maddesinde belgelendirme zorunluluğuna ilişkin sınırlı istisnalar bulunur. Ancak “fişi kaybettim” veya “fatura istemeyi unuttum” açıklaması tek başına bu istisnalardan yararlanmayı sağlamaz. Belge kaybolduysa ilk iş, satıcıdan aynı işlemin belge örneğini veya elektronik belgesini temin etmeye çalışmaktır. Aynı alışveriş için yeniden satış yapılmış gibi ikinci bir fatura düzenletilmesi ise doğru çözüm değildir.

Çalışana verilen her avans, personel avansı değildir

Çalışana müşteri ziyareti veya şirket adına satın alma için verilen para ile maaşına mahsuben verilen para farklı işlemlerdir.

Hesap seçimini parayı alan kişinin çalışan olması değil, ödemenin amacı belirler. Yolluk ve farklı nitelikteki avanslarda da işlemin içeriği ayrıca değerlendirilir.

Örneğin çalışana şirket seyahati için 20.000 TL verildiğini düşünelim. Seyahat sonunda kabul edilen harcama belgeleri 16.500 TL ise kalan 3.500 TL iade edilerek avans kapatılır. Kabul edilen harcamalar avansı aşmışsa fark, onay sürecinden sonra çalışana ödenir. Avans verildiği anda 20.000 TL’nin tamamını gider yazmak, daha ortada kesinleşmiş harcama yokken gider kaydı oluşturabilir. Belgeler geldiğinde tutarların ilgili gider, maliyet veya varlık hesaplarına aktarılması gerekir. Aylarca açık kalan bir avans da kendiliğinden ücret veya ortak borcu haline gelmez. Ancak neden kapanmadığı araştırılmalı ve gerçek niteliğine uygun işlem yapılmalıdır. Hesabın adının “avans” olması, içindeki paranın gerçekten iş avansı olduğunu kanıtlamaz.

Çalışan kendi kartıyla ödediğinde ne yapacağız?

Çalışanın şirket adına yaptığı bir harcamayı kendi kartından ödemesi, işlemin otomatik olarak reddedilmesini gerektirmez. Harcamanın şirkete ait olması, uygun şekilde belgelenmesi ve ödeme ilişkisinin izlenebilmesi gerekir. Faturanın şirket adına düzenlenmesi gereken bir işlemde belge şirket adına alınmalı; çalışanın yaptığı ödeme masraf formu ve gerektiğinde ödeme kaydıyla ilişkilendirilmelidir. Şirketin çalışana yaptığı geri ödeme de aynı harcamaya bağlanmalıdır.

En sık yapılan hatalardan biri, faturanın gider kaydedilmesi ve çalışana yapılan geri ödemenin ikinci kez giderleştirilmesidir. Oysa geri ödeme, daha önce kaydedilmiş harcamadan doğan borcun kapatılmasıdır. Şirket kartında da aynı kontrol geçerlidir: Alışveriş kaydı ile kart borcunun ödenmesi iki ayrı gider değildir. Taksitli alımlarda her taksit de yeniden gider oluşturmaz; alınan mal veya hizmet kendi niteliğine göre kaydedilir, taksitler ödeme planında izlenir.

Seyahat, müşteri yemeği ve dijital aboneliklerde açıklama önemlidir

“Müşteri yemeği” yazmak bazen yeterli görülüyor. Fakat hangi görüşme için yapıldığı, hangi müşteri veya projeyle ilişkili olduğu ve kimlerin katıldığı açıklanmıyorsa ticari bağın sonradan ortaya konulması zorlaşır. Burada uzun bir rapora gerek yok. “X firmasının teklif görüşmesi kapsamında iki şirket temsilcisiyle toplantı” gibi kısa ve somut bir açıklama çoğu zaman daha işlevseldir. Gereksiz kişisel bilgi toplamadan, harcamanın amacı anlaşılabilmelidir. Seyahatlerde de görev tarihleri, güzergâh ve iş amacı belgelerle birlikte takip edilmelidir. İş seyahatine eklenen kişisel tatil günleri veya aile bireylerine ait bedeller ayrıştırılmalıdır. Harcırah uygulaması varsa gerçek masraf ödemesiyle birlikte ele alınmalı; aynı giderin iki kez karşılanması önlenmeli ve ücret istisnası şartları kontrol edilmelidir.

Yurt dışı yazılım, reklam ve dijital hizmetlerde ise kart ekstresindeki firma adını görmek yeterli değildir. Satıcının belgesi, abonelik dönemi, hizmeti kullanan şirket ve kullanım amacı dosyada bulunmalıdır. Türkiye’de faydalanılan hizmetlerde sorumlu sıfatıyla KDV gündeme gelebilir. Stopaj değerlendirmesinde ise hizmetin niteliği, satıcının durumu ve ilgili çifte vergilendirmeyi önleme anlaşması dikkate alınır. Her yurt dışı ödemeye aynı oranı uygulamak doğru değildir.

Masraf formu belge üretmez, belgeleri açıklanabilir hale getirir

Masraf formunun amacı, ödeme ile belge arasındaki ilişkiyi kurmaktır. En azından harcamayı yapan kişi, tarih, ticari amaç, belge numarası, tutar, ödeme yöntemi, ilgili proje veya departman ve onay bilgisi bulunmalıdır. Ben buna bir alan daha eklenmesini öneriyorum: “Bu tutar daha önce avans, şirket kartı veya başka bir yöntemle karşılandı mı?” Bu soru, aynı belge için ikinci ödeme yapılmasını önlemeye yardımcı olur. Yönetici harcamanın iş gereğini ve bütçeye uygunluğunu onaylar. Muhasebe ise belgeyi, hesap seçimini ve vergi uygulamasını kontrol eder. Bu iki kontrol birbirinin yerine geçmez. Şirket içi teslim süresi de açık olmalıdır. Örneğin seyahat dönüşünden itibaren beş iş günü içinde masraf formunun tamamlanması kararlaştırılabilir. Bu, şirketin operasyonel kuralıdır; yasal belge ve kayıt sürelerinin yerine geçen bir süre değildir.

Dijital sistem kurarken belgeyi de koruyalım

İlk aşamada standart bir form, düzenli bir belge klasörü ve işlem bazında takip edilen bir tablo yeterli olabilir. Önemli olan belgenin bulunabilmesi, ilgili ödemeyle eşleşmesi ve kimin onayladığının görülebilmesidir. Ancak fişin fotoğrafını çekmek ile yasal arşiv oluşturmak aynı şey değildir. Kâğıt belgelerin asılları ve elektronik belgelerin saklanması gereken özgün dosyaları, kendi muhafaza ve ibraz kurallarına göre korunmalıdır. Elektronik belgeler için yalnızca görüntü veya çıktı toplamaya dayanan bir arşiv düzeniyle yetinilmemelidir. Belge toplama yazılımı veya yapay zekâ bu süreci hızlandırabilir. Faturadan tarih ve tutar okuyabilir, ekstreyle eşleştirebilir, mükerrer belgeyi işaretleyebilir. Fakat harcamanın ticari amacını ve vergisel sonucunu tek başına belirlemesini beklemek doğru olmaz.

Ay sonunda yalnızca ekstre toplamına bakmayın

Aylık kontrolde belge bekleyen işlemler, kapanmayan avanslar, kişisel harcamalar, iadeler, iptaller ve mükerrer kayıtlar birlikte incelenmelidir. İade edilen bir ürünün bedeli karta döndüğünde, satın alma kaydının ve ilgili KDV işlemlerinin de gerektiği şekilde düzeltilmesi gerekir.

Binek otomobil giderleri, demirbaş alımları ve dönemlere yayılan abonelikler gibi özel değerlendirme gerektiren işlemler ayrıca kontrol edilmelidir. Ar-Ge, teknokent veya destek projesi yürüten işletmelerde ise masrafın doğru projeye bağlanması önem taşır. Vergi bakımından gider kabul edilen bir ödeme, ilgili destek programında uygun harcama sayılmayabilir. Her işletmenin pahalı bir masraf yönetimi yazılımı satın almasına gerek yok. Ama her işletmenin, harcamayı yapanın belgeyi teslim ettiği, yöneticinin amacı onayladığı ve muhasebenin işlemi kontrol edebildiği bir düzene ihtiyacı var.

Benim önerim, bu düzeni şirket büyüdükten sonra kurmaya çalışmamak. Bugün on işlem için uygulanmayan bir alışkanlık, yarın yüz işlem olduğunda daha zor yerleşiyor.

Şirketten çıkan her paranın bir açıklaması olmalı. Gider yazılacak tutarın da bu açıklamayı destekleyen uygun belgesi ve ticari gerekçesi bulunmalı. Aksi durumda, olası bir sektörel denetimde, hiç bir şey bulunmasa bile, sadece buralardan vergi tarhiyatı yapılamasa da, özel usulsüzlük cezaları gelebilir. Unutulmamalıdır ki, şirket kasasından her çıkış, işletme sermayesinden eksilme demektir.